Toelichting abonnement

Inrichten administratie

Om te kunnen starten met het voeren van een financiële administratie voor een bedrijf moet eerst de administratie worden ingericht. Vaak wordt de administratie ingericht aan de hand van de rechtsvorm van de onderneming, de organisatiestructuur en eventuele persoonlijke voorkeuren. Aangezien de financiële administratie ook de basis vormt voor de belastingaangiften en interne en externe rapportages dient deze ook te voldoen aan de wettelijke vereisten. Deze wettelijke eisen worden steeds gedetailleerder naarmate de bedrijfsgrootte toeneemt.

De financiële administratie kan o.a. bestaan uit grootboekrekeningen, verdichtingsrekeningen, kostendragers, kostenplaatsen, dagboeken, subadministraties en relaties.

Basis boekhouding

Onder basis boekhouding verstaan wij het boeken van alle kas- en bankmutaties en memoriaalboekingen. Kas- en banktransacties geven inzicht in de geldstromen (ontvangsten en betalingen) van een bedrijf. Met behulp van memoriaalboekingen kunnen correcties worden geboekt. Vaak zijn die handig/noodzakelijk om bijvoorbeeld een btw-aangifte correct en eenvoudig te kunnen verwerken, afschrijvingen te boeken, privécorrecties (bijvoorbeeld i.g.v. gemengde kosten) te boeken, resultaten te verwerken en fouten te herstellen.

Subadministraties worden dus niet bijgehouden. Dit betekent dat de inkoop- en verkoopfacturen en logistieke transacties niet worden ingeboekt. Klant-en leveranciersgegevens worden ook niet geregistreerd.Wel worden noodzakelijke correcties om aan het factuurstelsel te voldoen geboekt.

Verwerken van transacties

Na het inrichten van de administratie kunnen transacties worden verwerkt. Dit betekent dat alle ontvangsten en betalingen kunnen worden geboekt en memoriaalboekingen kunnen worden verwerkt. Afhankelijk van het gekozen abonnement kunnen ook inkoop- en verkoopfacturen worden geboekt en bijvoorbeeld klant- en leveranciersgegevens worden verwerkt.

Binnen het abonnement is de verwerking van de boekhouding en het eventueel aanbrengen van correcties beperkt tot 100 transacties per kwartaal. Extra transacties kunnen eventueel vooraf hier worden ingekocht of worden achteraf extra (€ 1,- per transactie) in rekening gebracht. Lees in de voorwaarden wat wij verstaan onder één transactie.

Aangifte omzetbelasting

Periodiek dient iedere ondernemer, tenzij je hiervan bent vrijgesteld, aangifte omzetbelasting (ofwel btw-aangifte) te doen. In de aangifte omzetbelasting wordt onderscheid gemaakt tussen te betalen omzetbelasting en te ontvangen omzetbelasting. Ook wordt onderscheid gemaakt tussen ontvangen en geleverde goederen en diensten in het binnenland, binnen de EU en buiten de EU. Al deze zaken dienen afzonderlijk te worden geregistreerd en verwerkt in zowel de financiële administratie als de btw-aangifte.

Aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting

Alle natuurlijke personen (particulieren, maar ook bedrijven/organisaties met een rechtsvorm, waarbij de eigenaren hoofdelijk aansprakelijk zijn) die in Nederland inkomen genieten en vermogen hebben zijn in Nederland belastingplichtig en moeten jaarlijks een aangifte inkomstenbelasting doen. In deze aangifte worden het inkomen en het vermogen bepaald, waarover men inkomstenbelasting verschuldigd is.

Alle rechtspersonen (bedrijven/organisaties, waarbij de eigenaren niet hoofdelijk aansprakelijk zijn) die in Nederland inkomen genieten en vermogen hebben zijn in Nederland belastingplichtig en moeten jaarlijks een aangifte vennootschapsbelasting doen. In deze aangifte wordt de fiscale winst bepaald, waarover men vennootschapsbelasting verschuldigd is.

Financieel en fiscaal advies

Voor ondernemers zonder financiële achtergrond is het niet eenvoudig om de financiële administratie van hun bedrijf helemaal te doorgronden. Vaak zijn de rapportages, zoals balans en resultatenrekening nog wel te lezen, maar worden ze nog niet echt begrepen. Zo is het verschil tussen opbrengsten en inkomsten/ontvangsten of kosten en uitgaven/betalingen niet altijd duidelijk. Daarnaast zijn wet- en regelgeving vaak moeilijk te doorgronden, aan verandering onderhevig en onvoldoende bekend. Het uitzoeken en op de hoogte blijven hiervan kost enorm veel tijd en die tijd besteedt je waarschijnlijk liever aan datgene waar je goed in bent, waarmee je geld kunt verdienen en wat je leuk vindt. Dan is het fijn als je met je vragen bij deskundigen terecht kunt.

Vragen die aan de orde kunnen komen zijn bijvoorbeeld:

  • Welke kosten zijn zakelijk, privé of gemengd?
  • Wat is het verschil tussen kosten en investeringen?
  • Is een bepaalde investering verstandig?
  • Welke criteria hanteer ik voor het beoordelen van een investering?
  • Kan ik een investering volgens plan uitvoeren of is het misschien verstandiger om deze naar voren te halen of juist uit te stellen?
  • Hoe moet ik omgaan met afschrijvingen?
  • Kan ik naast het declareren van kilometers ook andere autokosten zakelijk boeken?
  • Etc.

Binnen het abonnement is het geven van financieel en fiscaal advies beperkt tot één uur per kwartaal. Welke activiteiten hiertoe worden gerekend vind je hier.

Rapportage

Standaard rapportages die voortkomen uit de financiële administratie zijn de balans en de resultatenrekening. Op de balans staan alle bezittingen, het eigen vermogen en de schulden. Op de resultatenrekening staan alle kosten en opbrengsten. Deze rapportages zijn benodigd voor de aangiften omzet- en inkomstenbelasting.

Naast de balans en resultatenrekening kunnen ook andere rapportages, zoals bijvoorbeeld het kasstroomoverzicht, de kolommenbalans, de proefsaldibalans en overzichten van de openstaande posten voortkomen uit de financiële administratie. Deze rapportages voegen niet altijd iets toe en maken geen deel uit van het abonnement.

Subadministraties

Wanneer wordt gekozen voor een abonnement, waarbij ook subadministraties worden gevoerd dan worden klanten en leveranciers aangemaakt, hun gegevens beheerd en alle inkoop- en verkoopfacturen ingeboekt en aan de klant of leverancier gekoppeld. Hoewel dit meer tijd en geld kost geeft dit ook veel beter inzicht in openstaande posten en kosten of opbrengsten per klant of leverancier. Hierdoor wordt het debiteurenbeheer en crediteurenbeheer eenvoudiger gemaakt en kun je wellicht eerder of betere beslissingen nemen.

Tevens is het mogelijk om een activa- en afschrijvingsstaat, voorraadadministratie en  productieadministratie (onderhanden werk) te voeren.

Jaarrekening

In bepaalde situaties is het verplicht om als onderneming een jaarrekening op te (laten) stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit is afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming, de bedrijfsgrootte (balanstotaal, netto-omzet en aantal medewerkers). Soms is het noodzakelijk om een jaarrekening op te (laten) stellen, omdat je bijvoorbeeld een kredietaanvraag wilt doen en de kredietverstrekker een jaarrekening wenst te ontvangen, zodat deze de kredietwaardigheid kan beoordelen.
 
Een jaarrekening bestaat uit een balans, resultatenrekening (winst- en verliesrekening) en toelichting. De bedrijfsgrootte is bepalend voor de inhoud van de jaarrekening. Hoe groter een bedrijf des te meer informatie in de jaarrekening moet worden opgenomen.

Controlling

Grotere bedrijven hebben vaak een strategisch proces, waarin op basis van een interne en externe analyse jaarlijks een strategisch plan wordt opgesteld, geëvalueerd of bijgesteld. In het strategisch plan worden doelstellingen geformuleerd en wordt aangegeven hoe men deze doelstellingen wilt realiseren. Aan de hand van dit strategisch plan worden vervolgens een operationeel plan en een financieel plan opgesteld, waarmee het (management van het) bedrijf het strategisch plan ten uitvoer wilt brengen.

Het operationele plan is gericht op de inrichting van de organisatie en de bepaling van de inzet van de productiefactoren. Het financiële plan geeft de financiële vertaling van het operationele plan weer en wordt ook wel het budget genoemd. Het budget kan op verschillende manieren tot stand komen en wordt vaak gebruikt als stuur- en beheersmiddel door periodiek een vergelijking te maken met de werkelijke cijfers, verschillen te analyseren en hierover verantwoording af te leggen door het opstellen van managementrapportages. Op deze manier kan het management tussentijds meten in welke mate de doelstellingen worden gerealiseerd en bepalen of eventueel bijgestuurd dient te worden. Dit proces heet de planning & control cyclus.

Na afloop van een cyclus wordt de balans opgemaakt en begint het strategisch proces opnieuw.

Scroll Up