Finance & Control Online

No products in the cart.

Finance & Control Online

No products in the cart.

Boekhoudsystemen – Welk type boekhoudsysteem past het beste bij jouw onderneming?

Als je een onderneming start dan stelt de wet eisen aan het voeren van een administratie. Een administratie bestaat uit meer dan alleen de boekhouding (vastlegging van alle financiële transacties die het bedrijf aangaat en de gevolgen hiervan op de bezittingen, het eigen vermogen en de schulden en/of kosten en opbrengsten). Denk aan de personeelsadministratie, kilometer- en urenregistratie, contracten of zelfs de notulen van vergaderingen, waarin acties en besluiten worden vastgelegd.

Deel met je vrienden, kennissen en collega's

Boekhouding

De boekhouding bestaat uit alle financiële transacties die een bedrijf aangaat. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld:

  • Betalingen en ontvangsten van bedragen via de bank en/of contant (per kas);
  • Verzonden facturen voor geleverde goederen en/of diensten (opbrengsten/doorbelastingen);
  • Ontvangen facturen voor geleverde goederen en/of diensten (kosten/investeringen);
  • Toekomstige verplichtingen die het bedrijf is aangegaan (reserveringen/voorzieningen);
  • Etc.

Bewaarplicht

De belastingdienst geeft ook aan dat er op de administratie van een bedrijf een bewaarplicht heerst. Voor de meeste zaken geldt een bewaarplicht van minimaal 7 jaar, maar voor sommige zaken gelden uitzonderingen en is de bewaarplicht langer. Voor onroerende zaken geldt bijvoorbeeld een bewaarplicht van minimaal 10 jaar. Let op! De bewaarplicht gaat pas is nadat een transactie volledig is afgerond.

Zelf doen, uitbesteden of samenwerken

Voorafgaand aan het kiezen van een boekhoudsysteem is het belangrijk om te weten of je de boekhouding zelf wilt doen, wilt uitbesteden of zowel een deel zelf wilt doen als een deel door de boekhouder wilt laten doen. Ons vorige bericht: “De boekhouding zelf doen of uitbesteden: Waar moet je aan denken?” gaat in op de afwegingen die je hierbij moet maken.

Besluit je de boekhouding volledig uit te besteden aan een boekhouder dan is het belangrijk om erachter te komen welke boekhouder aan jouw wensen voldoet. Uiteraard is het belangrijk dat er een klik is. Daarnaast is het echter ook belangrijk om te weten in welke mate (detailniveau en frequentie) je inzicht in je boekhouding wilt hebben. Deze keuze is aan jou en is ook belangrijk bij de keuze voor een boekhouder.

Boekhoudsystemen

Factuurstelsel of kasstelsel

Meestal wordt voor de vastlegging van alle financiële transacties gebruik gemaakt van een boekhoudsysteem en wordt het factuurstelstel toegepast. Binnen het factuurstelsel is de factuurdatum leidend voor de periode waarin de transactie moet worden opgenomen en btw is verschuldigd of mag worden afgetrokken (ofwel dient te worden opgenomen in de btw-aangifte).

In bepaalde uitzonderingen staat de belastingdienst ook het kasstelsel toe. In dat geval is de datum waarop een betaling is verricht of ontvangen leidend voor de periode waarin de transactie moet worden opgenomen en btw is verschuldigd of mag worden afgetrokken. Welk stelsel op jouw onderneming van toepassing is, is afhankelijk van de goederen en/of diensten die je onderneming levert. Controleer dit bij je boekhouder of de belastingdienst.

Traditionele boekhoudsystemen

Veel boekhouders maken gebruik van een traditioneel boekhoudsysteem, waarbij je als klant periodiek (vaak afhankelijk van de frequentie van de btw-aangifte) alle stukken aanlevert, de boekhouder deze stukken verwerkt en je een overzicht van de balans en resultatenrekening (eventueel met toelichting) terugstuurt en eventueel met je doorneemt. In principe is daar niets mis mee.

Wel kan het zo zijn dat je sneller, vaker en/of in meer detail inzicht in de financiële huishouding van je bedrijf wilt hebben. Je kunt dan eventueel afspraken maken met je boekhouder om vaker alle stukken aan te leveren en bij te laten werken en/of meer gedetailleerde rapporten of overzichten aan te laten leveren.

Is dit echter nog steeds niet voldoende dan kun ook nog besluiten om te kiezen voor een boekhouder die (ook) werkt met modernere boekhoudsystemen. Hoewel het niet noodzakelijk is om in dit geval (een deel van) de boekhouding zelf te gaan doen, is dit wel het meest voor de hand liggend. Hoe kun je anders in real-time zien hoe het ervoor staat?

De bekendste voorbeelden van traditionele boekhoudsystemen zijn waarschijnlijk:

  • Accountview
  • Davilex
  • Exact
  • Unit4

Let wel op: het gaat hier meestal om de lokaal geïnstalleerde versies. De meeste van deze boekhoudsystemen hebben inmiddels ook online versies die vaak moderner van aard zijn, maar slagen er niet altijd in om echt de transitie naar een modern boekhoudsysteem te maken en zijn daarnaast meestal ook nog eens behoorlijk prijzig (voor zowel de boekhouder als de ondernemer). Deze systemen bieden vaak wel veel functionaliteit, maar de vraag is of je al die functionaliteit ook daadwerkelijk nodig hebt. Zeker bij kleinere bedrijven is dit waarschijnlijk niet het geval.

Modernere boekhoudsystemen

Besluit je om zelf of samen met je boekhouder de boekhouding te gaan doen dan ligt het waarschijnlijk voor de hand om te kiezen voor een moderner boekhoudsysteem. Toch bieden traditionelere boekhoudsystemen vaak ook de mogelijkheid om, middels uitwisseling van bestanden, zelf of gezamenlijk met de boekhouder de boekhouding te doen.

Modernere boekhoudsystemen zijn altijd toegankelijk (mits je toegang tot internet hebt), laten de actuele cijfers zien (mits juist, volledig en tijdig bijgehouden), zijn meestal gebruiksvriendelijk en flexibel, richten zich meer op de ondernemer in de plaats van de boekhouder, maken soms zelfs gebruik van machine learning, en zijn vaak iets goedkoper. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken over het maken van back-ups, want die worden automatisch gemaakt en is de data waarschijnlijk beter beveiligd. Daar staat tegenover dat een groter datacenter misschien een aantrekkelijker doelwit is voor hackers.

Modernere boekhoudsystemen beschikken vaak ook over apps, waarmee je in real-time (direct na ontvangst van een bon of factuur) een transactie kunt aanmaken door een foto van de bon of factuur te maken en direct aan te geven om wat voor een bon of factuur (kostensoort of investering) het gaat. Er zijn ook apps, waarmee je direct op basis van een werkbon of urenbriefje een verkoopfactuur kunt aanmaken en versturen.

De boekhouder krijgt vaak gratis toegang met een speciale “boekhouderrol” en hoeft alleen te controleren of de bonnen en facturen correct geboekt zijn, kan noodzakelijke correcties doorvoeren en kan eventueel aanvullende memoriaalboekingen maken.

Veel modernere boekhoudsystemen kunnen ook al een volledig ingevuld btw-aangifteformulier weergeven. Dit formulier dient dan alleen nog te worden overgenomen in de “Digitaal aangeven”-portaal van de belastingdienst. De btw-aangifte is dus ook snel een eenvoudig gedaan.

Voorbeelden van modernere boekhoudsystemen zijn:

  • e-Boekhouden.nl
  • eAccounting
  • Jortt
  • MoneyBird
  • Reeleezee
  • Snelstart
  • Tellow
  • Thinq
  • Yuki

Kosten

Bij de traditionele manier van boekhouden betaalt de boekhouder vaak jaarlijks voor het gebruik, onderhoud en de ondersteuning van een boekhoudsysteem. Bij de modernere boekhoudsystemen betaalt de ondernemer een maandelijks bedrag voor gebruik van het boekhoudsysteem. Soms moet de boekhouder ook een maandelijks bedrag betalen, maar vaak is dit niet nodig.

Bij een moderner boekhoudsysteem bespaart een ondernemer waarschijnlijk op de kosten van een boekhouder, maar betaalt hij vervolgens wel een maandelijks bedrag voor gebruik van het boekhoudsysteem. Daarnaast is de ondernemer waarschijnlijk meer tijd bezig met de boekhouding, omdat hij of zij deze bij een moderner boekhoudsysteem geheel of gedeeltelijk zelf doet.

Om deze redenen is het belangrijk om naar het totale kostenplaatje te kijken (dit noemt men ook wel Total Cost of Ownership ofwel TCO afgekort). Houd hierbij ook rekening met eventuele misgelopen opbrengsten (tijd die wellicht besteed had kunnen worden aan het genereren van inkomen wordt nu misschien besteed aan boekhouden) en wellicht langzamere verwerkingstijden (efficiency) vanwege het ontbreken van de dagelijkse routine/ervaring ten aanzien van de verwerking van de boekhouding.

Scroll Up